Архивирование средствами Exchange 2010

В финальной версии Exchange 2010 появилась новая функция создания архива почтового ящика. Доступна она в контекстном меню учётной записи почтового ящика оснастки Exchange Management Console в разделе Recipient Configuration.

После включения архива в свойствах почтового ящика становятся доступны некоторые свойства связанные с архивом. В частности, можно поменять его имя и выставить при каком размере архива будет высылаться предупреждение о переполнении.

Кроме этого, при использовании Outlook 2010 и Outlook Web Access в дереве папок пользователя появляется архивная папка. Пользователь может вручную переносить свои сообщения в архив (к сожалению, архивная папка не может быть выбрана целевой при стандартном архивировании, которое предлагает Outlook).

Впрочем, ручное архивирование дело крайне утомительное и, в связи с этим, возникает вопрос – каким образом мы можем настроить автоматическое архивирование сообщений в архив почтового ящика пользователя? Ответ на этот вопрос есть. Для автоматического архивирования, в нашем случае, используются политики хранения, на основе которых и происходит автоматическое перемещение в архив сообщений удовлетворяющих требованиям политики.

Политики хранения, в свою очередь, работают на основании тэгов хранения, которые может создать и настроить администратор почтовой организации. Тэги используются для применения настроек хранения (не политик!) к папкам в ящике и объектам внутри папок (сообщения, записки и контакты). Настройки хранения задают период времени в течение которого объект может находиться в почтовом ящике. По истечении этого периода мы можем произвести ряд действий с объектом: удалить, переместить в архив или отметить для привлечения внимания пользователя.

Всего существует три типа тэгов хранения: тэги политик хранения (Retention Policy Tag – RPT), тэги дефолтной политики (Default Policy Tag) и пользовательские тэги.

Из названия следует, что первые используются вместе с политиками хранения. Могут применяться только к стандартным папкам – Inbox, Sent Items, Deleted Items, Junk Email итд. Кроме этого, после применения к стандартным папкам, настройки хранения наследуются вложенными папками. Что важно – мы не можем включить в политику хранения больше одного тэга применённого к стандартной папке. Сама политика может включать в себя несколько таких тэгов.

Тэги дефолтной политики применяются ко всем (сообщения, записки и контакты) объектам почтового ящика, которые не были помечены RPT или пользовательскими тэгами. Политика хранения может содержать только один DPT.

Пользовательские тэги используются пользователями для того, чтобы пометить папки внутри дефолтных, либо какие-то отдельные сообщения, чтобы исключить их из политики хранения.

Все тэги кроме объекта действия так же обладают информацией о том, что с помеченными данными делать. Данные можно отправить в архив (MoveToArchive), отправить в корзину (MoveToDeletedItems), удалить с возможностью восстановления (DeleteAndAllowRecovery), удалить без возможности восстановления (PermanentDelete) и отметить, что сообщение превысило лимиты хранения (MarkAsPastRetentionLimit).

Из этого небольшого отступления становится примерно ясно, что нам необходимо сделать для настройки автоматического перемещения старых сообщений в архив. Во-первых, надо создать тэг хранения (RPT или DPT если мы хотим применить политику сразу ко всему ящику, а не к отдельной папке). Делается это командлетом New-RetentionPolicyTag. Для создания RPT с областью применения только папка Inbox и сроком хранения 30 дней используем:

New-RetentionPolicyTag “Stas-RPT” –Type Inbox –RetentionEnabled $true 
–AgeLimitForRetention 30 –RetentionAction MoveToArchive

В данном случае “Stas-PRT” – название нашего тэга, ключ –Type указывает область применения (папка Inbox), -AgeLimitForRetention – указывает, старше какого срока в днях должны быть сообщения, чтобы быть помеченными тэгом, -RetentionAction – указывает, что мы должны делать с объектом, который помечен (нас интересует перемещение в архив, поэтому указываем MoveToArchive). Для создания дефолтного тэга в типе достаточно указать All, то есть командлет будет иметь следующий вид:

New-RetentionPolicyTag “Stas-DPT” –Type All –RetentionEnabled $true 
–AgeLimitForRetention 30 –RetentionAction MoveToArchive

После создания тэга мы должны создать политику хранения, к которой привязать наш тэг. Для этого используется командлет New-RetentionPolicy. Командлет простой, требует лишь указания имени политики и тэга или тэгов, которые к ней привязываются. Выглядит это следующим образом:

New-RetentionPolicy “Stas-RP” –RetentionPolicyTagLinks “Stas-RPT”

Если необходимо привязать несколько тэгов к политике, то в ключе –RetentionPolicyTagLinks через запятую указываем нужные тэги.

Ну и наконец, необходимо политику привязать к конкретному почтовому ящику. Делается это через командлет Set-Mailbox:

Set-Mailbox Stas –RetentionPolicy “Stas-RP”

Архивирование подключено и настроено. Достаточно подождать пока отработает Managed Folder Assistant. Особо нетерпеливые могут запустить командлет

Start-ManagedFolderAsistant

После завершения процесса конфигурирования архивирования средствами Exchange 2010 имеет смысл указать на несколько огромных минусов технологии, которые не позволят в её текущем состоянии быть использованной корпоративными заказчиками даже при средних внедрениях.

Во-первых, архивирование на текущий момент поддерживается только клиентами Outlook 2010. Что автоматически означает необходимость внедрения Office 2010 для работы с архивом (напомню, что выход финальной версии планируется только в мае текущего года).

Во-вторых, архив содержится в той же базе, что и почтовый ящик, при этом в базе выделяется отдельное место под архив, а не помечается как архив часть ящика (то есть если у нас есть ящик размером 1Гб, в котором будет заархивировано 500Мб писем, то размер базы на эти 500Мб увеличится). Это противоречит идее архивирования как хранению устаревших документов на более дешёвых носителях. Фактически, в текущем виде, архив вполне может быть заменён банальным увеличением размера ящика. Правда есть и хорошая новость – разработчики обещают с выходом первого сервис пака эту оплошность исправить.

В-третьих, мы не можем создавать сложные политики архивирования на основании квот для почтовых ящиков. Эта функция крайне востребована компаниями, которые используют жёсткие лимиты для размеров почтовых ящиков. Для них использование лимитов по времени проблему выхода за размеры квот никак не решит.

В-четвёртых, проблему с автоматическим сбором информации из pst-файлов мы решить никак не сможем. В текущем виде выход только один – собирать pst-файлы вручную.

Эти четыре причины, в принципе, могут быть решены, и тогда технология архивирования средствами Exchange может быть крайне востребована. Не зря после появления Exchange 2010 Symantec считает основным конкурентом своего решения по архивированию Enterprise Vault именно встроенное архивирование Exchange 2010.

P.S. Статья эта была написана до объявления о планах выпуска Exchange 2010 SP1. В конце текущего года планируется выпуск первого сервис-пака для Exchange 2010. В нём будут доступны серъёзные изменения в архивировании. В частности, архив станет доступен клиентам Outlook 2007, архив можно будет перемещать в другие базы (то есть сам ящик и архив можно хранить в разных базах), станет доступна утилита по сбору персональных архивов (файлов pst) в архив почтового ящика в Exchange 2010. Кроме этого, обещают сильно улучшенный механизм поиска по всем почтовым данным пользователя (почтовый ящик и архив).